Случаются ситуации, когда обучение в ВУЗе прерывается: это может быть связано с отчислением или добровольным желанием покинуть учебное заведение. Чтобы не оставлять документы в ВУЗе, особенно если они планируются использоваться далее, стоит пройти несколько нетрудных шагов.
Какие документы хранятся в архиве
Для начала разберемся, какие документы хранятся в архиве ВУЗа в то время, пока студент проходит курс своего обучения. Они подтверждают, как его статус, академическую деятельность, а также идентифицируют школьные достижения. В список этих документов входит:
- Зачетная книжка, в которой отмечаются все сданные экзамены, зачеты, аттестационные испытания, набранные баллы за пройденный период обучения.
- Студенческий билет: основной документ, удостоверяющий статус студента в университете. В нем содержатся персональные данные, номер группы, срок обучения.
- Договор об образовании. В нем фиксируются права, обязанности студента ВУЗа, условия обучения, стоимость.
- Документы о полученном образовании ранее: аттестат об окончании средней школы, дипломы о высшем образовании, сертификаты, подтверждающие учебные достижения бумаги.
- В зависимости от ситуации, студент мог оставлять расписки при получении документов, подавать заявления на академический отпуск, перевод на другую специальность.
- В случае получения стипендии, социальной помощи или других видов материальной поддержки, обычно создаются соответствующие документы.
- Документы об академической деятельности, если она была: отчеты о выполненных научно-исследовательских работах, участие в конференциях, публикации статей.
Набор каждого отдельного студента может отличаться: все зависит от ступени обучения и полученных достижений.
Причины возврата документов из ВУЗа
Причиной для оформления возврата документов может стать не только негативное отчисление, но ряд позитивных причин, свидетельствующих о развитии студента. В основном в ним относятся:
- Окончание учебы. После завершения курса выпускник может забрать диплом, аттестат, свидетельства, подтверждающие его путь получения образования. На память или для предоставления работодателям.
- Перевод в другой университет. Если студент решает продолжить обучение в другом ВУЗе или колледже, у него попросят предоставить копии документов из предыдущего учебного заведения.
- Получение визы или разрешения на работу. Для получения визы в некоторых странах могут потребовать предоставить документы об образовании.
- Поступление на работу или стажировку. Работодатели, хоть и редко, но могут запросить документы, подтверждающие ваши достижения в ВУЗе.
- Для дальнейшего обучения: поступления в магистратуру, аспирантуру, другие образовательные программы.
- В случае потери или отчисления из ВУЗа.
Студенты, что были отчислены из заведения, часто не утруждаются, оставляя все подтверждения в стенах ВУЗа. Каждое заведение самостоятельно определяет как долго данные о человеке хранятся в архивах. Они могут занимать период от нескольких лет до десятилетий. Например, дипломы и аттестаты могут храниться пожизненно или до определенного возраста выпускника. Внутри системы отдельного заведения установлены нормативные акты, внутренние положения, частично регулируемые законодательством страны.
Когда можно забрать свидетельства
Важные бумаги забираются из стен ВУЗа в любое удобное время для студента на протяжении года. Например, если бумаги уже существуют в университете, достаточно только оформить намерение в виде запроса. Если же их оформление все еще в процессе, потребуется подождать вступления их в силу официально. В зависимости от ситуации, студент может забрать бумаги:
- После успешного завершения обучения.
- При переводе в другой ВУЗ или отчислении.
- По запросу для своих целей, не связанных с университетом.
- В случае утери или повреждения.
Обычно приемная комиссия выдает задокументированные бумаги в течение нескольких дней, если все условия соблюдены:
- Документы находятся в стенах заведения и действенны на данный момент.
- У ученика отсутствуют долги по: оплате за обучение, общежитие, дополнительные курсы. Получить подтверждение об отсутствии долгов можно через бухгалтерию.
- Наличие запроса на официальную выдачу документов. Берется оно в приемной комиссии. Можно запросить соответствующую форму через интернет, распечатать ее, заполнить.
- Некоторых ВУЗы могут попросить заплатить административный сбор за выдачу документов.
В некоторых случаях выдача документов связывается с решением университета или приемной комиссией, особенно если имеются значительные задолженности или другие ограничения.
Можно ли забрать дистанционно
В условиях необходимости дистанционного обучения, многие заведения автоматизировали свои внутренние системы. Поэтому забрать документацию дистанционно может быть реально. Для этого рекомендуется обратиться в приемную комиссию за получением четкой последовательности действий. Либо на официальном сайте проверяется информация, после чего:
- Заполняется официальный запрос на получение бумаг. Указываются все персональные данные, номер студенческого билета.
- Запрос отправляется в университетскую приемную комиссию. Обычно это делается по электронной почте или через специальную онлайн-форму на сайте университета.
- В запросе указывается каким образом вы хотели бы получить документы: по электронной почте, онлайн-сервису, с использованием курьерской службы.
- Если предусмотрена оплата административных сборов за выдачу бумаг, оплатите их согласно указаниям ВУЗа.
- После обработки запроса, которая обычно длится всего несколько дней в рабочее время, университет отправит бумаги.
Возврат может занять от нескольких дней до нескольких недель. Быстрее комиссия обрабатывает запросы, с которыми человек обращается с физическим присутствием
